Guía de buenas prácticas del ROS de la UIAF
Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS). Cuándo y cómo emitirlo.
El 13 de Marzo la Unidad de Información y Análisis Financiero de Colombia publicó a través de su página web un documento que sirve como guía para entender de qué se tratan los ROS, sus características, las señales de alerta a tener en cuenta y cómo diligenciarlos correctamente.
Es de suma importancia que los oficiales de cumplimiento, responsables de reportar las operaciones sospechosas ante la UIAF, presten especial atención a este documento para poder llevar a cabo su tarea de manera efectiva, siguiendo las indicaciones que da la UIAF tanto a la hora de detectar las señales de alerta, como de emitir los reportes a través del Sistema de Reporte en Línea -SIREL-.
El Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS). ¿De qué se trata?. ¿A qué se debe su importancia?
Los reportes de operaciones sospechosas (ROS) son los informes que deben enviar las empresas obligadas a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) comunicando a través del mismo la ocurrencia de una operación inusual no justificada al interior de la compañía.
Si una institución financiera sospecha o tiene motivos razonables para sospechar que los fondos de una transacción provienen de una actividad criminal, o están relacionados al financiamiento del terrorismo, a ésta se le debe exigir, por ley, que reporte con prontitud sus sospechas a la Unidad de Inteligencia Financiera.
Colombia regula la materia en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero el cual define a un ROS:
“Constituye una operación sospechosa cualquier información relevante sobre manejo de activos, pasivos u otros recursos, cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes, o sobre transacciones de sus usuarios que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la entidad para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación.”
Los ROS son una herramienta fundamental para la prevención y detección de casos relacionados con lavado de activos, sus delitos fuente y la financiación del terrorismo.
Una de las características principales de los ROS es que hacen parte de la etapa de detección y control del riesgo y, por ende, son siempre subsiguientes a la fase de prevención. A su vez son una forma eficiente de colaboración entre las entidades del sector privado y el Estado
Diferencia entre ROS y Denuncia
El envío del ROS a la UIAF debe ser inmediato al conocimiento de la operación sospechosa y debe hacerse a través del Sistema de Reporte en Línea SIREL. El ROS no se debe interpretar como una denuncia, ya que la UIAF no tiene facultades legales de autoridad judicial para recibir y tramitar actos que se encuentran tipificados como delitos en el Código Penal colombiano. Además la emisión de un ROS no genera responsabilidad para la persona o entidad que está suministrando la información.
El ROS entonces mantiene el anonimato del reportante, no se considera como prueba judicial ni testimonial y no se reporta bajo juramento.
Con la actuación penal que se pueda desarrollar por parte de la Fiscalía General de la Nación, el ROS no va a representar riesgo de vinculación del reportante.
Operación Sospechosa vs Operación Inusual
A diferencia de las operaciones sospechosas, las operaciones inusuales son las transacciones cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica de los clientes o que por su número, cantidades transadas o características particulares, se salen de los parámetros de normalidad.
Una operación puede ser inusual sin convertirse en sospechosa. Sin embargo, una vez que una operación es considerada sospechosa, se entiende que no pudo justificarse de manera verosímil por parte del cliente la operación inusual.
Contenido del ROS. Requisitos.
El correcto diligenciamiento de un Reporte de Operación Sospechosa es de vital importancia para la Unidad de Información Financiera. El ROS debe ser autosuficiente, bastarse a sí mismo y debe permitir responder los siguientes interrogantes:
¿Cuál fue la operación sospechosa? Contiene el modus operandi y los montos de las operaciones;
¿Quién o quiénes realizaron la operación sospechosa? Personas naturales y/o jurídicas relacionadas en el reporte. Además de identificar a las personas debe incluirse su rol dentro de las operaciones;
¿Dónde ocurrió la operación? Lugar o lugares donde se llevó a cabo la operación en cuestión;
¿Cuándo sucedió la operación? Período de tiempo en el cual se produjo la operación.
¿Cuáles señales de alerta se identificaron? Las señales de alerta son la respuesta y el originador del ROS. Se trata de situaciones que se salen de los parámetros de normalidad dentro del negocio.
¿Están incluidos los anexos? Sustentan la operación sospechosa y por lo tanto son la prueba de la información incluida en los ROS. Por ejemplo, fotocopia de los cheques, facturas, movimientos, entre otros.
EJEMPLO:
Indicadores del ROS
La UIAF diseñó e implementó una serie de indicadores que facilitan la retroalimentación a los oficiales de cumplimiento.
Indicador de Completitud del ROS – ICROS que evalúa si los reportes contienen todos los elementos necesarios. Además se hace una valoración de la calidad y completitud de la información reportada.
IPROS o Indicador de Participación del ROS se trata de la probabilidad de que el ROS sea utilizado en la estructuración de un caso.
Indicador de Efectividad del ROS - IEROS es el resultado de la suma de los 2 indicadores anteriores y mide en una escala de 0 a 5 la efectividad final de los ROS enviados por las entidades.
Sistema de Reporte en Línea -SIREL
La UIAF tiene a disposición de los oficiales cumplimiento y de los supervisores el Sistema de Reporte en Línea -SIREL-, una herramienta diseñada para que las entidades reportantes envíen la información de las obligaciones establecidas en la normatividad de cada sector a través de la página web de la UIAF. Permite, además, consultar en línea los certificados de cargue de información y de los reportes enviados, así como el estado de los reportes con respecto a los plazos.
El ROS en la Plataforma JAM Multiburo
La “Plataforma JAM” (Jurad Alert Management) de Grupo Jurad, es una herramienta que abarca todas las etapas de un Sistema de Administración de Riesgos LAFT. Las entidades vigiladas podrán gestionar en los procesos de control y monitoreo de Riesgos LA/FT, de una manera práctica y efectiva, el seguimiento de los procedimientos que su Manual SARLAFT les exija.
A través del “JAM”, el área de cumplimiento de la empresa recibirá alertas por Riesgo Laft, que llegarán a la Plataforma JAM por distintas vías, ya sea por la respuesta de nuestro producto Listas Multiburó o desde cualquier origen articulado, como archivos generados por un proveedor o un sector interno de la empresa.
Jurad Alert Management es una herramienta integral que facilita la administración del Riesgo Laft y permite desde la detección de nuevos casos, hasta el monitoreo y seguimiento de casos sospechosos permitiendo la Integración de todos los archivos relacionados al evento, tanto internos como externos a la entidad.
Adicionalmente, genera conclusiones, informes y reportes requeridos en cada caso para resolver diligentemente cada evento y documentar la gestión realizada como los manuales y normativas exigen.
Esta herramienta guía y facilita significativamente la tarea del oficial de cumplimiento, quién podrá detectar a través de la misma señales de alerta y pasos a seguir para gestionar responsablemente cada caso hasta su cierre , incluyendo la propia generación de los ROS ( Reportes de Operaciones Sospechosas) cuando corresponda.
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