SAGRILAFT y Oficiales de Cumplimiento
NUEVA CIRCULAR SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES IMPACTO EN REQUISITOS Y FUNCIONES DE LOS OFICIALES DE CUMPLIMIENTO.
La Superintendencia de Sociedades de Colombia (SSC) emitió el 24 de diciembre de 2020 la Circular Externa 100-0000161, actualizando la normativa para fortalecer el control y minimizar los riesgos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.
De esta manera se pasó del sistema SAGRLAFT al SAGRILAFT (Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo INTEGRAL de LA/FT/FPADM), el cual introdujo importantes cambios que afectan sustancialmente a los Oficiales de Cumplimiento.
A continuación profundizaremos en las modificaciones que introdujo la Circular de cara a los Oficiales de Cumplimiento, desde los requisitos necesarios para ocupar el cargo hasta las funciones que los mismos desempeñan.
Oficial de Cumplimiento
El Oficial de Cumplimiento debe participar activamente en los procedimientos de diseño, dirección, implementación, auditoría, verificación del cumplimiento y monitoreo del SAGRILAFT, y estar en capacidad de tomar decisiones frente a la gestión del Riesgo LA/FT/FPADM.
Por su parte, la administración de la Empresa Obligada deberá brindarle un apoyo efectivo y los recursos humanos, físicos, financieros y técnicos necesarios para llevar a cabo la implementación, auditoría y cumplimiento del SAGRILAFT.
La Empresa deberá determinar de manera expresa:
El perfil del Oficial de Cumplimiento;
Las incompatibilidades e inhabilidades;
Administración de conflictos de interés;
Las funciones específicas que se le asignen a la persona que tenga dicha responsabilidad, adicionales a las establecidas en la Circular
Además, las empresas deberán designar también a un Oficial de Cumplimiento Suplente, para que ninguna falta desafortunada detenga las actividades de prevención de riesgo LAFT. La nueva normatividad pretende formalizar la designación de esta figura, instruyendo a las empresas a hacer designaciones formales e informarlas a las Superintendencia de Sociedades en un lapso máximo.
Requisitos Minimos
La Circular establece una serie de requisitos mínimos que debe cumplir la persona natural designada como Oficial de Cumplimiento, entre los cuales se destacan los siguientes:
Debe demostrar idoneidad y conocimiento que le permitan tomar decisiones para gestionar el riesgo LA/FT/FPADM. Además deberá tener un título profesional y acreditar experiencia mínima de seis (6) meses en el desempeño de cargos relacionados con la administración del SAGRILAFT.
No debe pertenecer a la administración o a los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo de la empresa obligada.
No puede ocupar el cargo en más de diez (10) Empresas Obligadas, salvo que las mismas pertenezcan a un mismo grupo empresarial o una situación de control declarada.
Posibilidad de tercerizar la función del Oficial de Cumplimiento
Otro aspecto muy importante fue la disposición de que el Oficial de Cumplimiento dependa directamente de la junta directiva o el máximo órgano social y que además tenga una comunicación directa con la junta directiva.
Funciones
Además de las funciones que se le asignen al Oficial de Cumplimiento en el SAGRILAFT de cada Empresa Obligada, la Circular establece funciones mínimas que debe cumplir, entre las cuales podemos resaltar las siguientes:
El Oficial de Cumplimientp debe velar por el cumplimiento efectivo, eficiente y oportuno del SAGRILAFT;
Presentar, mínimo una vez al año, informes a la junta directiva o al máximo órgano social, que contenga una evaluación y análisis sobre la eficiencia y efectividad del SAGRILAFT;
Promover la adopción de correctivos y actualizaciones al SAGRILAFT, cuando se requiera y por lo menos una vez cada dos (2) años;
Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.
Evaluar los informes presentados por la auditoría interna y los informes que presente el revisor fiscal y adoptar las Medidas Razonables frente a las deficiencias informadas.
Verificar el cumplimiento de los procedimientos de Debida Diligencia y Debida Diligencia Intensificada y del archivo de los soportes documentales relativos a la gestión y prevención del Riesgo LA/FT/FPADM.
Diseñar las metodologías de clasificación, identificación, medición y control del Riesgo LA/FT/FPADM que formarán parte del SAGRILAFT.
Por último, será el encargado de realizar los ROS (Reportes de Operación Sospechosa) a la UIAF y cualquier otro reporte o informe exigido por las disposiciones vigentes.
Sin lugar a dudas, las modificaciones introducidas por la Circular significarán un reto tanto para las empresas obligadas como para los Oficiales de Cumplimiento, que deberán adecuar su actuación para el efectivo cumplimiento de la nueva normativa. Podemos concluir, que la legislación apunta a robustecer las funciones del Oficial de Cumplimiento, dotándolo de nuevas herramientas, y en consecuencia tornándose más exigente a la hora de la designación, lo que resulta a todas luces favorable ya que este cargo trascendental será ocupado por personas cada vez más idóneas.
En opinión de los expertos en el tema, Andrea Castillo (President & Founder Grupo Jurad, AMLA Certified) resalta: “Queda aún pendiente, de parte de la autoridad de aplicación, emitir normativa para que, más allá de exigencias en requisitos de cualidades para el cargo en cuestión, se expida también en exigencias para los directivos de las empresas obligadas en cuanto a “presupuesto mínimo” que cada compañía deba destinar en el área “ Compliance”, ya que, si somos serios y realistas, no hay programa de prevención exitoso sin las herramientas de información, seguimiento y control que el tema LAFT requiere por mas preparados que sean los Oficiales de Cumplimiento ”.
Consulte aquí la circular.